好奇心の記録

すごい会議で働いている西澤薫の、日々の気づきのブログ。

最強のPDCA

どすえの新潟合宿2日目。

本日は無印良品の物流を担当されている株式会社アール・ケィ・トラックさんの見学に行ってきました!

 

この会社、Croozの社長である小渕さんが数年前に見学に来た際に、従業員と会社の仕組みの素晴らしさに驚愕したという逸話を持つ会社なんです。

そんな素晴らしい会社様を紹介されて見に行かざるやえんや!ということで、この会社を見学するために新潟に来ました。

 

実際に見学してみると、本当に凄まじかったです。

まず、ほとんどの方が女性のパートの方なんです。そして、それらをまとめる班長もパートの方。

しかしながら、この方々はそこら辺の中小企業の社長だったらビックリするレベルの方達。

というのも、毎日のノルマを達成するために、1日3回は班長同士で集まって進捗の確認と問題解決。

さらに、それぞれの部署で生産性に目標があり、毎日その生産性に関して現場レベルで問題解決を行なっています。

 

生産性やノルマは明確に数値化されており、パートの方同士で、「私は今日○○件出来たよ!」という会話が起こるといいます。

仕組みも素晴らしく、物流でありがちな「分類のミス」が起こらないようにLEDライトが何をどこに入れればいいか表示してくれたり、

「誰が見ても分かりやすいロケーションを作る」というコンセプトのもと、棚や表示の配置が絶妙なんです。

何度PDCAを回したのか、と感嘆するほどでした。

 

しかも、それだけではありません。

自分の中での一番のブレイクスルーは、「物流倉庫のイメージ」が変わったことです。

僕の中での物流倉庫のイメージは、暗くて、工場の機械の音が響いているイメージだったんです。

 

一方で、アール・ケィ・トラックさんのところはむしろその真逆でした!

倉庫の中の様々な機材はピンク色や青色だったりと色鮮やか。倉庫内にはいつも有線でJ-popなどの音楽が流れています。

女性がほとんどの会社だからこそなのでしょう。まるでテーマパークに来たのかと、最初に感じました!

 

こんなことが起こせるのも、日々のたゆまぬ改善と進化があったからこそ。

アール・ケィ・トラックさんでは、その日にあげられた問題は、簡単なものならなるべくその日中に改善する、と仰っていました。

これを口で言って、本当にできている会社は世の中に何社あるでしょうか?

 

マージナルゲインとは言いますが、PDCAがここまで機能するんだな、というのを目の当たりにしました。

これを今後僕らのチームの成長にも活かしていきます!

 

セルフイメージ

本日は新潟の長岡に行って、問題解決会議と旅行をしました。

本日の問題解決会議の中では、セルフイメージセッションを行いました。

 

セルフイメージセッションは、自分の理想の姿になるためのワークショップでした。

まず、自分の理想とする人を9人出します。

9人は誰でも構いません。

イーロンマスクでもいいですし、自分のお父さんでもいいです。

ONE PIECEの主人公ルフィでもいいです。

「この人に憧れたことがあるなぁ」と思う人を9人の名前を挙げます。

 

次に、その9人の人たちの共通点を出します。

というのも、憧れる人が1人は皆さんいると思います。

ではその人の全てを憧れているかというと、「うーん」と頭をひねる人もいるのではないでしょうか。

最初に9人を出す意図は、その人達の共通項目が、「あなたが憧れる要素」になるからです。

 

僕もこのワークに則って憧れる人を出して見ました。

TED tokyo創設者のパトリックニューウェル。

すごい会議でエナジャイズの秦さん

ONE PIECEモンキー・D・ルフィ、、、etc.

(9人思いつかなかったので、漫画のキャラクターも入れましたw)

 こうして見ると、共通点はみんな冒険心があって、楽しいことが好きで、常に周りをワクワクさせていることでしょうか。

 

この他にも、いくつか書き出してみました。

そうすると、自分が想像してなかった共通項が出てきたりするんですね。

例えば、他の共通項に、「周りに響く言葉を使う」っていうのがあったんですけど、僕の中でこれは新たな発見でした。

 

 

そして、この後に、その共通項目を持つ架空の人(ペルソナというやつです)を作りました。

理想とする人を明確にイメージすることで、自分の中のビジョンを具体的にすることが出来ます。

また、今の自分にないものをクリアにすることが出来ます。

 

その上で、

この時重要なのは、自分は今すぐ変わることが出来る、ということです。

例えば、理想の人物が「いつもエネルギッシュ」であった場合、それを今日から変えることは出来ます。

セルフイメージを変えるのは、今日から可能です。

 

言葉の裏側を意図して出す

すれ違い

すごい会議では、会議でのコーチング以外にも、

社長や幹部の方々と個別に話させていただくことがあります。

というのも、個別に話していくと「え?実はそんなこと考えてたんですか?!」とか「あー、この人はこの部分に苦手意識を感じてらっしゃるんだな」ということが分かるからです。

 

特によくあるのは、

「え?社長そんなこと考えてたんですか?!」

なんてこと。

例えば先日も、社員の方の1人は

「社長は人に責任を押し付けてばかりだ!」

と言う一方で、社長からは

「本当は全部僕自身の責任なんですよ。」

と仰っていたことがありました。

こういったことは色んな会社で起きています。

 

 

省略する

最近本当に思うのは、

人間は自分の考えや弱い部分を省略する生き物なんだな、と。

特に、弱いところはほとんど伝えることを避けますよね。

 

僕自身もそんな経験が最近ありました。

うちの会社の新潟旅行が明日からあるのですが、その旅行が最高の時間になるようにマネージする役割をすることが決まりました。

 

それから、時間をかけて色んな場所を調べたり、どんな演出だったら喜んでもらえそうか考えたりして、仮のプランを作成しました。

しかしながら、みんなから意見やアイディアもどんどん欲しかったため、「提案や質問をください!」とリクエストをして、その草案を全員に送ったんですね。

 

しかしながら、みんなからの反応は無し。

僕は時間をかけて作ったのにも関わらず反応がなかったので、「みんな旅行楽しみじゃないのかなぁ」なんて思いながら、ちょっとモチベーションを下げてました。

 

 

言葉の裏側

それから1週間ほど経ち、メンバーとご飯に行った時、旅行の話になりました。

僕は「旅行楽しみじゃない?」と聞くと、

みんなは「いや、すごく楽しみだよ!」と言うのです。

加えて、「薫が作ったプランはやっつけ仕事で作っている感じがした。」

と言うのです。

 

僕はこれだけすれ違いが起きていることに驚きました。

その上で、最初に企画を出した時に「みんな旅行楽しみにしてる?僕も手探りなので、どんなアプローチで進めると効果的かぜひ話したい。」

とリクエストしていれば、より最高の旅行プランがより早く作れたのではないかな、と感じました。

 

言葉の裏側にあるものは、それを意図して共有しようとしないと絶対に伝わりません。

本心や弱さも一切隠さない僕になります。

言葉の定義

随時

本日の他の社員の方との会話の話。

シェアハウスの宿泊希望者からの申し込みが来た際に記入されるシートがあります。

そのシートは、申し込みのたびに案内をくれるわけではないので、定期的に自分でチェックしないといけません。

1人の社員が今は管理担当だったのですが、チェックが出来ておらず宿泊希望者から「申し込み届いてますか?」と連絡が来ました。

 

そのお客様は対応した上で、同じことが二度と起きないように問題解決を行いました。

その際に、彼は

「これから随時、シートをチェックしていきます!」

と答えました。

 

随時?

僕自身、「随時」の意味をちゃんと分かってるわけではなかったんですけど、なんかあんまりチェックがうまく機能するイメージがありませんでした。

気になったので、彼に「随時」の意味を調べてもらいました。

 

 

ずい‐じ【随時】

[副]
1 適宜な時に行うさま。その時々。「随時巡回する」
2 日時に制限のないさま。好きな時にいつでも。「随時入院することができる」

 

これを見ると、「随時」には、日時に制限がなく、その時々といった、期日が明確にならない意味合いですね。

すごい会議では、怒りや悲しみを生まないために期日を明確にします。

そう考えると、「随時」は、あまり効果的に働かないかもしれません。

結果的に、先に話した彼も、今後は「随時」という言葉を使わないでおこう、ということを決めました。

 

 

愚直

すごい会議では、言葉にすごく気を使います。

どんな言葉を使うのかによって、その人の考え方が作られているからです。

なので、言葉の定義にもすごく敏感ですし、

加えて言えば、「その言葉を聞いて相手がどう感じるか?」というものを考察する力もとても重要です。

 

先日僕がある先輩に対して、

「○○さんの、進化に愚直な姿勢に刺激を受けています。」

と送りました。

 

 そしたら、その方が

「1つ提案があります。
愚直を辞書で調べてみてください。」

と言いました。

 

早速辞書で調べてみると、

ぐ‐ちょく【愚直】

[名・形動]正直なばかりで臨機応変の行動をとれないこと。また、そのさま。ばか正直。「愚直に生きる」

と書いてありました。

 

僕の中では、すごく努力家なイメージで使っていたのですが、辞書的な意味合いなら、「あなたはバカだ」と言っていると受け取られてもおかしくありません。

言葉の定義だけでなく、受け取られる意味でもこだわると効果的なコミュニケーションやって考え方が作られそうです。

 

欠点を愛する

 

今日は1人の学生と面談をしました。

その学生は

「人との優劣をつけてしまうことで喜んだり落ち込んだりしてしまう自分が嫌だ」

ということを悩んでいました。

 

で、僕がその話を聞いていたのですが、 

僕自身も最近まで結構「人と比べがち」でした。

同年代ですごい方を見て、

「あー、なんで僕はあーなってないんだろう」

とか、逆に

「この人より僕はこんなところが優れている」

と、まさに自分と他者に優劣をつけて一喜一憂してました。

正直、まだその気は残っているかと思います。

 

しかしながら、最近はだいぶそれも無くなってきました。

きっかけは、自分がある人と比べて「全然ダメだなぁ」なんて思って落ち込んでた時に、

周囲の方達から色んな声をかけていただきました。

 

それは、コーチングであったり、素朴な励ましであったり、色々だったのですが、

自分としては、「自分の方が優れている」と思っていた方からも言葉をいただいて。

 

 

あんまり励ますのが得意じゃなかったり、

コーチングがうまく機能していないこともあるんです。

でも、僕としてはそうして上手くいかないながらもなんとかしようともがいてる姿が むしろ素晴らしいな、と感じました。

 

その時に、「欠点も愛おしいな」と思えるようになりました。

どんな人にも色んな欠点があります。

僕もそうだし、世の中で活躍している人でさえ、きっと今ももがきながら生きています。

「この人も今必死になって生きてるんだなぁ」と思うと、欠点でさえその人のこれまでの人生で培ってきた素晴らしいものに見えてきます。

 

 

 

お客様が社長さんだったりすることも多いですが、その人にもいっぱい出来ないことがあると考えると、尊敬を持ちながら対等に話すことができます。

ところで、欠点と呼ぶと何か不足してそうです。

個性と呼ぶと、悪い感じはしません。

 

「これを直してください」という言い方も使いません。

「これを変えてください。」です。

でなければ、その人はまるで今まで培ってきたものが悪かったように聞こえます。

 

その人が持っている欠点でさえ、その人の一部で、すでにその人は完璧なんです。

しかしながら、自分の目指すポジションを得るためにはいくつか変えると効果的なことがあります。

だから、僕らは欠点を改めるのです。

決して悪かったところを処方しているわけではありません。

 

 

 

 

 

ミスから学ぶ

ミスは成長の機会 

本日は大きなミスをしてしました。

アポイントの時間を間違えて、1時間遅くスケジュールの時間を登録していたのです、

当然、先方はご立腹。

結果的に先方には会わずに帰ることになりました。

 

起きてしまったことは仕方ありません。

次にどうやって同じミスを起こさないようにするかが大事です。

スケジュールに関しては、毎日前日にカレンダーを確認するようにはしてましたが、今回はカレンダーに登録した時間自体が間違えていました。

おそらく、メールでやり取りした後、スケジュールに登録する際に、時間を間違えて登録したのだと思います。

 

 

 対策

今カレンダーに登録している今後の予定は全て一回確認しました。

今後は、前日のスケジュールの確認の際には、カレンダーを見るだけでなく、先方に送ったメールまで確認することをしていきます。

 

 また、先方との電話からメール文面にもより進化の余地があると感じ、クライアントやクライアント候補の方とのメールのやり取りは、同じ会社のメンバーにチェックしてもらうようにしました。

早速チェックしてもらったのですが、いくつか「こうしたほうがいいよ!」というフィードバックをいただけました。

 

 

チェックのご利益 

今日強く感じたのですが、

こういう時にすぐにサポートしてくれる仲間がいるっていうのはすごく良いですね。

 

「チェック」は様々な機会で行っていただいています。

例えば、今回のメール。

また、普段は会議をやっている場面や、会議のアジェンダにもチェックいただいています。

 

チェックしてもらう効用は、僕の中で2つあります。

 

1つ目は、フィードバックが貰えることです。

これ面白いんですけど、自分で作った時にはダメな部分とかになかなか気づかないんですよね。

言われたら、「あ、確かに。」なんて感じることが多いです。

これはチェックによってある程度補うことができます。

 

 

自信

2つ目は、 自信がつくことです。

例えば、会議のアジェンダの場合は、「周りの目が入っている」と思うと、当日自信を持って会議に臨めます。

「これいいね!」なんて承認をいただけた時には、 より会議へのやる気が出ます。

 

謝罪メールには不安が付き物です。

チェックを通すことで不安を少しでも自信に変えられます。

 

 そんなこともあってチェックする仕組みがあるのは効果的です。

ただ、送っててもなかなか反応がなかったり、厳しいフィードバックばかりだったりすると段々やりたくなくなります。笑

「他の人も同じなんだろうな」なんて思いつつ、自分もチェックに貢献していきたいです。

会議前に成果は8割決まる

打ち合わせで決まる

お客様との会議の前には、必ず事前の打ち合わせを意思決定者と行います。

「会議をする際に、上手くいくかどうかは、その会議が始まる前に8割決まっている。」

最近は、そんな気持ちでお客様との会議の打ち合わせに臨みます。

 

もちろん、実際に会議の中でどう違いを作っていくかを考えることにも力を入れます。

会議を進めていくうちに、もともと予定していた方向性と全然違う方向に行くこともあります。

常に、「この場でより違いが生まれるために、どんな質問をすると効果的か?」と考えながらコーチをしています。

 

しかしながら、事前の打ち合わせの段階で意思決定者と創り出したいインパクトが明確に合意できると、その時点で上手くいきそうな『匂い』が漂ってきます。

実際、上手く方向性が合意できた会議は、結果的に違いも作られやすくなります。

また驚くべきことに、会議そのものが予定していたものと全然違う方向に行ったとしても、最終的には素敵なアウトプットが作られていることが多いです。

 

意思決定者も得たい成果が分かっていない

なぜそういった違いが作られやすいのでしょうか?

私が言うには、意思決定者とコーチが同じ方向を向くからだと考えています。

 

会議を進行させるコーチと、何をして行くかを決める意思決定者がてんでバラバラな方向を向いていたらあんまり会議が機能しなさそうなイメージがありますよね。

言われてみればその通りなんですけど、実際、普段の会議ではこの方向性の不一致がよく起きています。

 

なので、事前の打ち合わせでは

「どんな成果を創り出したいのか?」

のvisionを意思決定者と合意するだけで、

少なくとも30分は話し、長いと2時間かかることもあります。

 

むしろ、

「どんな成果を創り出したいのか?」

この質問の答えを明確にすることで、事前の打ち合わせは終わります。

進め方は、その成果を手に入れるために最もベストな方法をコーチが考えればいいですしね。

 

ちなみに、これはセールスでもあてはまります。
アメリカで取られたある調査によると、8割のお客様は営業マンと会う前に既に購買決定をしているそうです。

つまり、セールスにおいてお客様と強いパートナーシップを望むのなら、提案を行う前に上手くいきそうな空気感を作っておくとより良い成果が得やすくなります。